Co znajdziesz w artykule?
Już od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wejdzie w życie obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To duża zmiana, która obejmie także rolników prowadzących działalność gospodarczą.
Dla wielu gospodarzy oznacza to konieczność przestawienia się z papierowych dokumentów na cyfrowe rozwiązania. W tym artykule wyjaśniamy, kogo dotyczy nowy obowiązek, jak działa KSeF, jakie będą korzyści i wyzwania oraz jak krok po kroku przygotować się do zmian.
Czym jest KSeF i dlaczego go wprowadzają?
Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która pozwala:
- wystawiać faktury w formie elektronicznej,
- przesyłać je do kontrahentów,
- przechowywać dokumenty w bezpiecznym archiwum przez 10 lat.
Każda faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest automatycznie zapisywana w systemie. Dzięki temu:
- nie trzeba jej drukować ani wysyłać pocztą,
- nie ma ryzyka, że dokument zaginie,
- urzędy skarbowe mają natychmiastowy wgląd w transakcje.
Cel wprowadzenia systemu:
- uproszczenie obiegu dokumentów,
- walka z oszustwami podatkowymi,
- przyspieszenie rozliczeń między firmami.
Kogo obejmie obowiązek?
Od kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla:
- rolników będących czynnymi podatnikami VAT,
- rolników ryczałtowych, jeśli prowadzą działalność gospodarczą wymagającą wystawiania faktur,
- firm i przedsiębiorstw skupujących produkty rolne od rolników.
Przykład:
Jeżeli rolnik sprzedaje zboże firmie paszowej i wystawia fakturę VAT – od kwietnia 2026 r. będzie musiał zrobić to przez KSeF.
Jeżeli sprzedaje warzywa sąsiadowi bez faktury – zmiana go nie dotyczy.
Jak będzie wyglądało wystawianie faktury w KSeF?
Proces będzie prosty, ale wymaga dostępu do internetu i urządzenia (komputer, tablet, smartfon):
- Logowanie do systemu – przez profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany.
- Wypełnienie formularza faktury – dane sprzedawcy, nabywcy, opis towaru/usługi, kwoty.
- Wysłanie dokumentu do KSeF – system nadaje mu unikalny numer.
- Automatyczne udostępnienie faktury kontrahentowi – odbiorca może ją pobrać z systemu.
Co się zmieni w codziennej pracy rolnika?
- Koniec papierowych faktur – wszystkie dokumenty będą w wersji cyfrowej.
- Natychmiastowa dostawa faktury – kontrahent otrzyma ją od razu po zatwierdzeniu.
- Łatwiejsze rozliczenia z księgowym – księgowy będzie mógł pobierać faktury bezpośrednio z systemu.
- Stały dostęp do archiwum – można będzie w każdej chwili pobrać fakturę sprzed kilku lat.
- Mniej błędów – system będzie weryfikował poprawność danych (np. NIP, daty).
Korzyści dla rolników
Choć początkowo może to wymagać nauki, w dłuższej perspektywie KSeF może ułatwić życie:
- brak kosztów druku, papieru i wysyłki,
- szybsze płatności od kontrahentów,
- automatyczne archiwizowanie dokumentów,
- łatwy dostęp do historii sprzedaży i zakupów,
- większe bezpieczeństwo danych.
Wyzwania i możliwe problemy
- Brak internetu w gospodarstwie – konieczne będzie zapewnienie dostępu do sieci.
- Potrzeba przeszkolenia – trzeba nauczyć się obsługi systemu lub programu do fakturowania.
- Zmiana przyzwyczajeń – rolnicy przyzwyczajeni do papierowych dokumentów będą musieli przejść na cyfrowe.
- Awaria systemu – w razie problemów technicznych Ministerstwo zapowiada procedury awaryjne.
Jak przygotować gospodarstwo do KSeF?
- Sprawdź sprzęt i internet – upewnij się, że masz komputer lub smartfon z dostępem do sieci.
- Załóż profil zaufany – będzie potrzebny do logowania w KSeF.
- Przetestuj system – Ministerstwo udostępnia wersję testową KSeF.
- Porozmawiaj z księgowym – ustal, jak będzie wyglądała wymiana dokumentów.
- Zainwestuj w program do fakturowania – wiele z nich będzie zintegrowanych z KSeF.
- Przeszkol pracowników – jeśli w gospodarstwie pracują osoby wystawiające faktury.
Co jeśli nie zastosuję się do nowych przepisów?
Od kwietnia 2026 r. wystawienie faktury poza KSeF będzie traktowane jako naruszenie przepisów podatkowych.
Może to skutkować:
- karami finansowymi,
- problemami z rozliczeniem VAT,
- koniecznością ponownego wystawienia dokumentu w systemie.
Obowiązkowe e-fakturowanie to krok w stronę pełnej cyfryzacji polskiego rolnictwa. Choć wymaga przygotowania, w dłuższej perspektywie może uprościć życie rolnikom, przyspieszyć rozliczenia i zmniejszyć koszty.
Warto już teraz:
- sprawdzić sprzęt i internet,
- zapoznać się z KSeF,
- porozmawiać z księgowym,
- przetestować system.
Im wcześniej gospodarstwo zacznie działać w nowym modelu, tym łatwiej będzie wejść w obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.
