W życie weszły e-Doręczenia! Jak założyć skrzynkę? Sprawdź

W dobie cyfryzacji, e-Doręczenia stają się coraz bardziej popularnym narzędziem do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych. To innowacyjne rozwiązanie zapewnia wygodę, szybkość oraz bezpieczeństwo, będąc równocześnie odpowiednikiem tradycyjnej przesyłki poleconej. W tym artykule przyjrzymy się, czym są e-Doręczenia, jak je uruchomić oraz kiedy staną się obowiązkowe.

Co to są e-Doręczenia? Jak to działa?

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 1 stycznia 2025 r. instytucje publiczne, w tym urzędy, szpitale czy szkoły, będą przyjmować korespondencję także przez e-Doręczenia. Dzięki tej usłudze będzie możliwe wysyłanie i odbieranie e-listów z potwierdzeniem odbioru, uniknięcie wizyt na poczcie, oszczędność kosztów wysyłki i przyspieszenie obiegu dokumentów.

Tworząc adres e-Doręczeń dla swojej firmy, wskazujesz go jako oficjalny adres do odbierania korespondencji urzędowej. Dodanie tego adresu do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały całą korespondencję do Twojej firmy wyłącznie w formie elektronicznej.

To duże ułatwienie w kontakcie z ARiMR.

Czy e-Doręczenia są obowiązkowe?

Tak, e-Doręczenia stają się obowiązkowe dla określonych podmiotów. Od 1 stycznia 2025 r. instytucje publiczne, takie jak urzędy, szpitale czy szkoły, będą musiały przyjmować korespondencję za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. 

Co więcej, firmy zarejestrowane w KRS i CEIDG oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak notariusze, radcy prawni czy doradcy podatkowi, będą zobowiązane do posiadania adresu e-Doręczeń i odbierania korespondencji przesyłanej przez podmioty publiczne.

e-Doręczenia dla osób fizycznych:

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe. Warto jednak założyć skrzynkę e-Doręczeń by zyskać cenny czas na dostarczeniu listu.

Dla kogo są e-Doręczenia?

Dla obywatela

Dzięki e-Doręczeniom, obywatele będą mogli odbierać listy polecone bez wychodzenia z domu. Będzie to możliwe poprzez systemy internetowe, co eliminuje potrzebę wizyty na poczcie.

Dla przedsiębiorcy

Firmy, które są zarejestrowane w KRS lub CEIDG, będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do obowiązków ustawowych i założyć skrzynkę do e-Doręczeń zgodnie z harmonogramem.

Dla podmiotów publicznych

Podmioty publiczne, takie jak urzędy, szkoły, czy szpitale, będą zobowiązane do korzystania z systemu e-Doręczeń. Z dniem 1 stycznia 2025 r. korespondencja elektroniczna stanie się standardem.

Dla zawodów zaufania publicznego

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, jak notariusze, radcy prawni, czy doradcy podatkowi, będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń w kontaktach z podmiotami publicznymi oraz innymi firmami.

e-Doręczenia od kiedy?

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń w Polsce jest planowane na 1 stycznia 2025 roku. Od tego momentu wszystkie podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z tej formy doręczeń elektronicznych. Firmy i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego muszą dostosować się do tego terminu i założyć skrzynkę do e-Doręczeń.

Jak uruchomić e-Doręczenia?

Uruchomienie e-Doręczeń jest stosunkowo proste i można je zrobić w dowolnym momencie. Jednakże warto pamiętać, że każdy podmiot musi przestrzegać terminów, które zostały określone w harmonogramie. Przedstawiamy krok po kroku jak założyć adres do e-Doręczeń:

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby założyć adres do e-Doręczeń, musisz wypełnić formularz wniosku, który dostępny jest online:

e-Doręczenia WNIOSEK

W formularzu podasz dane firmy lub organizacji, dla której zakładasz adres, oraz wybierzesz administratora skrzynki. Po złożeniu wniosku, zostanie on zweryfikowany przez odpowiednie instytucje. Jeśli wszystko będzie w porządku, otrzymasz instrukcje, jak aktywować skrzynkę. Od tego momentu będziesz mógł/a wysyłać i odbierać dokumenty za pomocą e-Doręczeń.

Instrukcja zakładania adresu e-Doręczeń

1. Wypełnij formularz – Podaj dane osoby lub firmy, dla której zakładasz adres e-Doręczeń, oraz wybierz administratora skrzynki, który będzie zarządzał nią w Twoim imieniu.
2. Weryfikacja wniosku – Po złożeniu formularza, wniosek zostanie sprawdzony przez odpowiednie instytucje.
3. Aktywacja skrzynki – Po zatwierdzeniu wniosku otrzymasz instrukcje, jak aktywować skrzynkę. Proces aktywacji jest prosty i polega na kilku krokach:
   • Wypełnij wniosek o adres e-Doręczeń.
   • Uzupełnij dane wnioskodawcy i administratora skrzynki.
   • Sprawdź dane, podpisz wniosek elektronicznie (za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego).
   • Odbierz potwierdzenie złożenia wniosku na podany adres e-mail.

Adres doręczeń elektronicznych (ADE) możesz uzyskać nie tylko za pośrednictwem wyznaczonego operatora (OW), ale także u komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).

Jak sprawdzić status wniosku?

Status wniosku sprawdzisz po zalogowaniu na edoreczenia.gov.pl w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. Znajdziesz tam informacje o statusie wniosku. Ważne!

Jeśli popełnisz błąd, poczekaj na odrzucenie wniosku. Otrzymasz e-mail z informacją o przyczynie i wskazówkami do poprawki.

Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?

1. Zaloguj się na mObywatel.gov.pl.
2. W menu bocznym otwórz zakładkę „Twoje skrzynki”.
3. Kliknij „Aktywuj skrzynkę” obok wybranej skrzynki.
4. Podaj adres e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
5. Kliknij „Aktywuj”.

Po aktywacji otrzymasz potwierdzenie na e-mail, że skrzynka jest gotowa do użycia.

e-Doręczenia logowanie

Jak zalogować się do skrzynki e-Doręczeń? Aby zalogować się do e-Doręczeń, wykonaj poniższe kroki:

1. Wejdź na stronę edoreczenia.gov.pl.
2. Wybierz opcję logowania przez aplikację mObywatel.
3. Otwórz aplikację mObywatel na swoim telefonie.
4. W menu aplikacji wybierz przycisk „Kod QR”.
5. Kliknij „Zeskanuj kod QR”, aby połączyć się ze skrzynką e-Doręczeń.

Po zeskanowaniu kodu QR zostaniesz automatycznie zalogowany do swojej skrzynki.

Gdzie sprawdzić adres do doręczeń elektronicznych?

Adres elektroniczny znajdziesz na swoim koncie ePUAP. Wejdź na stronę epuap.gov.pl i zaloguj się.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Po aktywacji skrzynki, dokumenty można wysyłać i odbierać za pośrednictwem różnych platform:

• Skrzynka e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl
• Skrzynka na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl
• System kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami
• Aplikacje firm oferujących usługę e-Doręczeń

Czy e-Doręczenia zastąpią ePUAP?

Tak, system e-Doręczeń w przyszłości zastąpi ePUAP (Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej). Zgodnie z planem, skrzynka e-Doręczeń będzie pełnić rolę głównego narzędzia do wymiany dokumentów z instytucjami publicznymi. Z kolei pozostałe usługi ePUAP będą sukcesywnie zastępowane przez inne platformy.

Odpowiedzi na często zadawane pytania

Jak sprawdzić adres do doręczeń elektronicznych?

Każdy adres do e-Doręczeń jest zapisany w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Aby uzyskać swój adres do e-Doręczeń, wystarczy wypełnić odpowiedni wniosek. Jeśli już posiadasz taki adres, możesz łatwo sprawdzić go w swojej skrzynce e-Doręczeń na platformie gov.pl.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak, e-Doręczenia są równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej. Dzięki temu możesz korzystać z nich w procesach administracyjnych, sądowych i cywilnych, mając pewność, że Twoja korespondencja jest równie bezpieczna. Oto dlaczego:

• Bezpieczna tożsamość – zarówno nadawca, jak i odbiorca są w pełni identyfikowani, co zapobiega przejęciu adresów i podszywaniu się pod kogoś.
• Dowód doręczenia – masz dostęp do potwierdzenia wysyłki i odbioru, co daje Ci pewność, że Twoja korespondencja dotarła do celu.
• Ochrona treści – wiadomości są szyfrowane, więc nie musisz martwić się o zmiany w treści podczas jej przesyłania.

e-Doręczenia łączą wygodę z bezpieczeństwem, zapewniając pełną pewność, że Twoje dokumenty dotrą w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

Wysyłka dokumentów przez system e-Doręczeń jest bezpłatna w przypadku, gdy korespondencja jest wysyłana od obywatela lub firmy do podmiotu publicznego, lub pomiędzy podmiotami publicznymi. Natomiast jeśli dokumenty są wysyłane pomiędzy firmami lub osobami fizycznymi, to koszty przesyłki ponosi nadawca.

Podsumowanie

e-Doręczenia to nowoczesne narzędzie, które zmienia sposób doręczania dokumentów w Polsce. Zapewnia ono wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy, a także większe bezpieczeństwo w obiegu dokumentów. Zgodnie z nowymi przepisami, e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wielu podmiotów publicznych oraz przedsiębiorców, co sprawia, że warto już teraz zapoznać się z tym systemem i założyć skrzynkę do e-Doręczeń.